Кому следует пользоваться онлайн-кассовым аппаратом?
3 января 2026 г.
Кассовый аппарат в Варшаве: как выбрать и где купить в 2026 году.
19 февраля 2026 г.
KSeF — Как им пользоваться. Руководство для предпринимателей.
Национальная система электронных счетов-фактур (КСЭФ) — централизованная платформа, управляемая Министерством финансов для выставления, отправки, получения и хранения структурированных счетов-фактур — станет обязательной с начала 2026 года. Ниже мы представляем всю наиболее важную информацию о КСЭФ, включая необходимые сроки внедрения нового решения, а также важные советы, которые помогут начать работу с этим инструментом как индивидуальным предпринимателям, так и малым и средним предприятиям.
Как долго KSeF работает в вашей компании?
Хотя внедрение национальной системы электронного выставления счетов запланировано на начало 2026 года, она осуществляется в несколько этапов, что позволяет многим предприятиям внедрить правила позже. Поэтому стоит с самого начала уточнить, когда именно вашей компании потребуется внедрить систему KSeF.
Первый этап, начинающийся 1 февраля 2026 года, распространяется на крупнейшие компании с годовым оборотом, превышающим 200 миллионов злотых. Другие компании, уплачивающие НДС, обязаны внедрить систему KSeF с 1 апреля 2026 года.
А что насчет микропредприятий, чей ежемесячный доход не превышает 10 000 злотых? Такие организации обязаны внедрить KSeF только с 1 января 2027 года.
Хотели бы вы обсудить предложение о покупке вашей компании?
Какой способ использования KSeF будет для нас наиболее оптимальным?
Теперь, когда мы знаем, когда KSeF вступит в силу в нашей компании, пришло время решить, как использовать новое решение. Предприятия имеют здесь полную свободу действий, но это должно основываться на масштабе их бизнеса, его специфике и, прежде всего, на количестве генерируемых и получаемых счетов-фактур.
Для небольших компаний со средним масштабом деятельности бесплатных инструментов будет достаточно, чтобы полностью удовлетворить потребность во внедрении и использовании KSeF в следующем году. Министерство финансов, стремясь облегчить жизнь предпринимателям, разработало приложение для электронных микрокомпаний.
Для крупных компаний, которые ежедневно генерируют и обрабатывают сотни счетов-фактур, бесплатного решения может быть недостаточно. Стоит рассмотреть возможность инвестирования в коммерческую программу, предназначенную для одновременной обработки множества процессов. Данное программное обеспечение интегрировано с KSeF 2.0 и обновляется по мере появления новых правил или изменений в нормативных актах.
Национальная система электронных счетов-фактур — как получить к ней доступ?
После того, как вы определились с тем, как использовать KSeF, пришло время получить полный доступ. Это очень простой шаг, но он может варьироваться в зависимости от организационно-правовой формы вашей компании.
В случае индивидуальных предпринимателей Доступ к KSeF возможен в любое время через доверенный профиль (JDG). В качестве альтернативы предприниматели могут использовать свою квалифицированную подпись для получения полного доступа к KSeF. До тех пор, пока обязательное использование KSeF не станет обязательным, предприниматели могут протестировать систему в демо-версии, убедившись, что новое решение не содержит секретов в день официального запуска.
Для компаний процесс доступа требует заполнения дополнительной формы.. Форму ZAW-FA необходимо подать в налоговую инспекцию, которая предоставляет доступ к системе e-fakt. Стоит отметить, что это решение предназначено для организаций, не являющихся физическими лицами, и для тех, у кого нет соответствующей печати.
Как аутентифицировать компанию в KSeF и сгенерировать сертификат?
Для полного внедрения Национальной системы электронных счетов-фактур предприятиям необходимо пройти аутентификацию и сгенерировать специальный сертификат, подтверждающий их участие в системе. Это очень просто и может быть сделано сразу после получения доступа к Национальной системе электронных счетов-фактур. Лучший способ — сгенерировать его в приложении Министерства финансов.. В качестве альтернативы компания может сгенерировать ключ доступа, используя квалифицированную подпись, электронную печать или доверенный профиль.
После предоставления полного доступа к платформе настало время назначить права доступа. В индивидуальных предпринимателей владелец будет отвечать за прием и выставление счетов. Однако в крупных компаниях эти процессы выполняются штатными сотрудниками, бухгалтерами или внешней бухгалтерской фирмой. Для делегирования этих задач потребуется предоставить соответствующие разрешения нужным лицам. Мы можем предоставить такие разрешения из нашего приложения. - коммерческие или бесплатные, включая просмотр счетов-фактур, их выставление и получение.
Тесты KSeF — важная проверка перед началом использования нового решения.
После завершения всех формальностей, связанных с доступом к KSeF, стоит ли ждать даты вступления системы в силу? Не совсем. Эти несколько месяцев — идеальное время для тестирования решения. Как это сделать?
Минимальный план предусматривает выставление тестового счета в демонстрационной версии системы KSeF. Также стоит убедиться, что счет-фактура имеет правильный формат (XML) — схема KSeF принимает только этот формат.. Наконец, стоит также тщательно проверить счет-фактуру. Получение официального подтверждения получения (UPO) подтвердит, что все в порядке.
KSeF в крупной компании — как обеспечить бесперебойное внедрение решения и непрерывность процессов?
Внедрение KSeF является обязательным независимо от сложности и специфичности бизнес-процессов, которые мы реализуем в компании. Именно поэтому так важно убедиться, что процедуры в компании скорректированы до наступления юридического обязательства участвовать в KSeF.. Как это сделать?
Начнём с обучения сотрудников. Бухгалтеры и сотрудники компании должны быть знакомы со всеми правилами, касающимися выставления и получения счетов-фактур в системе KSeF, и наша обязанность — обеспечить обучение сотрудников в этой области. Но это ещё не всё.
Для крупных компаний, использующих ERP-системы, крайне важно обеспечить эффективную интеграцию ИТ-экосистемы с системой электронного выставления счетов.. В этом нам могут помочь коммерческие API или профессиональная поддержка, облегчающие интеграцию обоих решений. Перед внедрением системы стоит проанализировать процедуры продаж, бухгалтерского учета и обслуживания клиентов, чтобы определить, потребуются ли какие-либо изменения в KSeF.
Что будет после внедрения KSeF?
Означает ли установленный срок вступления нашей компании в Национальную систему электронных счетов-фактур (КСЭФ), что нам больше не нужно беспокоиться по этому поводу? Совсем наоборот! Всем известно, как часто меняются правила. Поэтому можно ожидать поправок к правилам использования Национальной системы электронных счетов-фактур и улучшений решения в будущем. Именно поэтому так важно постоянно расширять свои знания, участвуя в обучающих курсах и вебинарах, а также следя за всеми объявлениями, публикуемыми Министерством финансов.
Если мы убедимся, что наша бухгалтерская система совместима с последней версией KSeF 2.0, мы будем открыты для изменений, процесс внедрения KSeF доставит нам удовольствие, что в долгосрочной перспективе сэкономит нам много времени и денег.
Если вам нужна дополнительная информация о KSeF, связаться с нами — Мы с удовольствием ответим на любые ваши вопросы.
