Обмен финансовой памятью запрещен с 1 июля 2027 года. Что делать с кассовым аппаратом, имеющим электронную копию?
14 октября 2026 г.Снятие кассовых аппаратов с регистрации с 2027 года – сроки, документы и штраф в размере 300 злотых.
Serwis kasy wirtualnej nie miał dotąd własnych, szczegółowych reguł. Ten rodzaj kasy działa bowiem jako aplikacja, a nie urządzenie z plombą, które co jakiś czas trafia do serwisanta. Od 1 stycznia 2028 r. ma się to zmienić: minister finansów otrzyma podstawę, by określić, jak ma wyglądać serwis kas wirtualnych i jakie wymagania muszą spełniać firmy, które go świadczą. W tym artykule, wyjaśniamy, co już wiadomo, na co jeszcze czekamy i co warto sprawdzić już teraz.
Co zmienia się od 1 stycznia 2027 r.?
Od 1 stycznia 2027 r. za niezłożenie w terminie wniosku o wyrejestrowanie kasy fiskalnej grozi kara pieniężna w wysokości 300 zł. Sam obowiązek nie jest nowy. Nowa jest sankcja za jego zlekceważenie.
Przepisy wykonawcze już wcześniej nakazywały złożyć wniosek o wyrejestrowanie kasy. W praktyce część przedsiębiorców tego nie robiła, ponieważ spóźnienie nie niosło za sobą żadnych konsekwencji. W rezultacie w ewidencjach urzędów skarbowych zostawały kasy, na których od dawna nikt nie sprzedawał. Ministerstwo Finansów wskazywało właśnie ten problem, dlatego ustawodawca zdecydował się wprowadzić karę. Stąd ustawa z dnia 4 września 2026 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (Dz.U. z 2026 r. poz. 1270).
To szeroka nowelizacja VAT, a przepisy o kasach są tylko jej fragmentem. Dla właściciela sklepu, gabinetu czy restauracji liczą się jednak przede wszystkim trzy daty. Zestawiamy je na końcu artykułu.
Kiedy trzeba wyrejestrować kasę fiskalną?
Wyrejestrowanie kasy fiskalnej jest konieczne wtedy, gdy kończysz działalność gospodarczą, albo gdy konkretna kasa kończy pracę – nawet jeśli firma działa dalej. Ten drugi przypadek wiele osób przeocza.
Zamykasz działalność
Zakończenie działalności gospodarczej to najbardziej oczywista sytuacja. Zamykasz sklep, salon lub punkt usługowy, więc każda kasa zarejestrowana na Twoją firmę musi zostać wyrejestrowana.
Jeśli właśnie zamykasz firmę, przyda Ci się także nasza checklista: co zrobić z kasą fiskalną przy zamknięciu działalności. Omawiamy w niej między innymi raporty, ulgę na zakup kasy i to, co zrobić z samym urządzeniem.
Zakończenie pracy kasy w działającej firmie - co wtedy?
Przeanalizujmy sytuacje w których w działającej firmie jedna z kas przestaje być używana - przykładowo:
- następuje wymiana starej kasy na nową kasę fiskalną online,
- dochodzi do zapełnienia pamięci fiskalnej,
- awaria, której nie da się naprawić,
- zamknięcie jednego z kilku punktów sprzedaży,
- rezygnacja z kasy wirtualnej na rzecz urządzenia (albo odwrotnie).
W każdej z tych sytuacji stara kasa wymaga zamknięcia i wniosku o wyrejestrowanie.
Weźmy następujący przykład: sklep spożywczy na warszawskim Mokotowie kupuje kasę online, ponieważ stara coraz częściej się zawiesza. Nowa kasa zostaje zafiskalizowana i działa. Stara leży już tylko na zapleczu, ale w urzędzie skarbowym nadal figuruje jako używana. Dopóki właściciel jej nie wyrejestruje, od 2027 r. ryzykuje karę.
Zapełniona pamięć to szczególnie ważny scenariusz w starszych urządzeniach. Od 1 lipca 2027 r. w kasach z elektronicznym zapisem kopii nie będzie już można wymienić pamięci fiskalnej. Więcej piszemy o tym w artykule o zakazie wymiany pamięci fiskalnej od lipca 2027 r.
Masz 5 dni na wniosek – od czego liczyć termin?
Na złożenie wniosku o wyrejestrowanie kasy masz 5 dni. Kluczowe jest jednak to, od którego dnia je liczysz. Zależy to od rodzaju kasy. W wyliczeniach ważny jest rodzaj kasy - czy jest to kasa sprzętowa online czy wirtualna.
| Rodzaj kasy | Od czego liczysz 5 dni | Kto przygotowuje dokument | Przykład |
|---|---|---|---|
| Kasa sprzętowa (online, z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii) | Od dnia sporządzenia protokołu z odczytu pamięci fiskalnej | Serwisant z uprawnieniami | Protokół z 13 stycznia 2027 r. – wniosek najpóźniej 18 stycznia 2027 r. |
| Kasa wirtualna (aplikacja) | Od dnia wystawienia fiskalnego raportu rozliczeniowego | Podatnik, w aplikacji kasy | Raport z 13 stycznia 2027 r. – wniosek najpóźniej 18 stycznia 2027 r. |
Jak wynika z powyższego zestawienia, termin nie biegnie więc ani od dnia zamknięcia sklepu, ani od wykreślenia firmy z CEIDG. To częsty błąd. Ostatni dzień sprzedaży, wizyta serwisanta i wykreślenie z rejestru to zwykle trzy różne daty.
W praktyce warto kierować się zasadą: złóż wniosek tego samego dnia, w którym serwisant przekaże Ci protokół. Masz wtedy komplet dokumentów pod ręką i nie musisz pilnować kalendarza.
Jak wyrejestrować kasę fiskalną – krok po kroku
Wyrejestrowanie kasy fiskalnej w wersji sprzętowej składa się z sześciu kroków. Większość z nich zajmuje kilka minut. Najwięcej czasu warto zarezerwować na umówienie serwisanta. Oto, co musisz zrobić:
- Wydrukuj raporty w ostatnim dniu sprzedaży. Przygotuj raport fiskalny dobowy, a w kasie online także raport miesięczny. Nie wyłączaj kasy, zanim je wydrukujesz.
- Umów odczyt pamięci fiskalnej. Odczyt kasy sprzętowej wykonuje serwisant z uprawnieniami – nie zrobisz tego samodzielnie. Zarezerwuj termin z wyprzedzeniem, szczególnie na przełomie roku, kiedy serwisy mają najwięcej zleceń. Odczyt pamięci fiskalnej wykonamy w Centrum Kas.
- Odbierz protokół i raport rozliczeniowy. Serwisant odczyta dane z pamięci, sporządzi protokół z odczytu i wydrukuje fiskalny raport rozliczeniowy. Od tego dnia liczysz 5 dni.
- Złóż wniosek o wyrejestrowanie kasy. Wniosek o wyrejestrowanie kasy z ewidencji kas składasz do naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla Twojej firmy, na wzorze określonym w przepisach. Razem z nim przekaż protokół i raport rozliczeniowy.
- Zachowaj dokumenty. Raporty, protokół i potwierdzenie złożenia wniosku przechowuj co najmniej 5 lat, licząc od końca roku, w którym zakończyłeś użytkowanie kasy.
- Sprawdź ulgę na zakup kasy. Jeśli przy zakupie kasy korzystałeś z ulgi, upewnij się, czy nie musisz jej zwrócić. Zasady opisaliśmy w artykule o uldze 700 zł na zakup kasy fiskalnej.
Виртуальный кассовый аппарат – co działa inaczej?
Kasa wirtualna nie ma fizycznej pamięci fiskalnej, którą odczytuje serwisant. Fiskalny raport rozliczeniowy wystawiasz w aplikacji, a 5 dni na wniosek liczysz od dnia jego wystawienia. Dokładny przebieg zamknięcia pracy kasy zależy od oprogramowania. Dlatego przed rezygnacją poproś dostawcę o instrukcję. Więcej praktycznych informacji o kasach w aplikacji znajdziesz w naszym poradniku - dowiesz się, kto może korzystać z kasy wirtualnej, oraz przeczytasz o nowych zasadach serwisu kas wirtualnych.
Kara 300 zł – kto ją nakłada i jak jej uniknąć
Karę 300 zł może nałożyć naczelnik urzędu skarbowego. Ustawa przewiduje stałą kwotę 300 zł, niezależną od wielkości firmy. Kwota ta co prawda nie zrujnuje budżetu, ale to wydatek, którego łatwo uniknąć. Pamiętaj też, że wyrejestrowanie nie jest jedyną formalnością związaną z kasą. Przy zamknięciu firmy może pojawić się obowiązek zwrotu ulgi, a za spóźniony przegląd techniczny kasy przepisy już dziś przewidują osobną karę.
Jak uniknąć kary w praktyce? Wystarczą trzy nawyki:
- Zaplanuj odczyt z wyprzedzeniem. Umów serwisanta, zanim zamkniesz lokal lub wyłączysz starą kasę.
- Złóż wniosek w dniu protokołu. Nie czekaj do ostatniego z 5 dni.
- Powierz terminy serwisowi. Serwis, który prowadzi dokumentację Twoich kas, przypomni o przeglądach i formalnościach.
Najczęstsze błędy przy wyrejestrowaniu kasy fiskalnej
Z naszej praktyki serwisowej wynika, że problemy z wyrejestrowaniem kasy są wynikiem kilku powtarzalnych sytuacji:
- Wyłączenie kasy przed wydrukiem raportów. Po zakończeniu trybu fiskalnego raportów nie wydrukujesz.
- Stara kasa „w szufladzie”. Po zakupie nowej kasy właściciel zapomina, że poprzednia nadal figuruje w urzędzie.
- Liczenie 5 dni od złej daty. Liczy się protokół (lub raport w kasie wirtualnej), a nie zamknięcie sklepu czy wpis w CEIDG.
- Jeden odczyt na kilka kas. Każda kasa wymaga osobnego odczytu, protokołu i wniosku.
- Założenie, że kasa wirtualna „sama się wyrejestruje”. Aplikację trzeba zamknąć raportem i złożyć wniosek tak samo jak przy urządzeniu.
Wyrejestruj kasę z Centrum Kas – Warszawa, Łódź, Gdańsk
Nie musisz przechodzić przez tę procedurę sam. W Centrum Kas zajmujemy się serwisem kas fiskalnych od blisko 30 lat i na co dzień prowadzimy dokumentację urządzeń dla urzędów skarbowych.
Przy wyrejestrowaniu kasy fiskalnej:
- wykonamy odczyt pamięci fiskalnej i sporządzimy protokół,
- pomożemy skompletować dokumenty do wniosku,
- przy wymianie urządzenia dobierzemy i zafiskalizujemy nową kasę fiskalną online,
- przeszkolimy Ciebie i pracowników z obsługi nowej kasy.
Есть вопросы? Задайте их нашему эксперту!
Prowadzisz biuro rachunkowe?
– Twoi klienci zamykają firmy lub wymieniają kasy? Skorzystaj z naszego programu poleceń dla biur rachunkowych i księgowych – zajmiemy się odczytem i dokumentacją, a Ty zyskasz partnera serwisowego.
Kasy fiskalne 2027–2028 – ważne daty
Kara za brak wyrejestrowania kasy to jedna z kilku zmian, które czekają użytkowników urządzeń fiskalnych w najbliższych miesiącach.
Oto najważniejsze daty:
- 1 stycznia 2027 r. - Kara 300 zł za niezłożenie w terminie wniosku o wyrejestrowanie kasy (sprzętowej i wirtualnej).
- 1 stycznia 2027 r. - Koniec wystawiania faktur przy użyciu kas rejestrujących – faktury trafiają do KSeF (poradnik KSeF).
- 1 lipca 2027 r. - Zakaz wymiany pamięci fiskalnej także w kasach z elektronicznym zapisem
- 1 stycznia 2028 r. - Podstawa do nowych przepisów o serwisie kas wirtualnych.
Часто задаваемые вопросы
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady podatkowej. W indywidualnych sprawach skonsultuj się z księgowym lub doradcą podatkowym.
