You make appointments. We arrange your printer with Booksy.
August 2, 2026
Fiscal memory exchange prohibited from July 1, 2027. What to do with a cash register with an electronic copy?
October 14, 2026Virtual cash register service from 2028 – what does the amendment to the VAT Act change?
Serwis kasy wirtualnej nie miał dotąd własnych, szczegółowych reguł. Ten rodzaj kasy działa bowiem jako aplikacja, a nie urządzenie z plombą, które co jakiś czas trafia do serwisanta. Od 1 stycznia 2028 r. ma się to zmienić: minister finansów otrzyma podstawę, by określić, jak ma wyglądać serwis kas wirtualnych i jakie wymagania muszą spełniać firmy, które go świadczą. W tym artykule, wyjaśniamy, co już wiadomo, na co jeszcze czekamy i co warto sprawdzić już teraz.
Kasa wirtualna w pigułce
Kasa wirtualna to kasa fiskalna w formie oprogramowania. Instalujesz ją na smartfonie, tablecie lub komputerze, a dane o sprzedaży trafiają do Centralnego Repozytorium Kas, czyli systemu Ministerstwa Finansów. Kasy wirtualne działają w Polsce od czerwca 2020 r.
Co ważne - nie każda firma może z korzystać z kas wirtualnych. Przepisy dopuszczają je tylko w określonych branżach, m.in. w transporcie osób, gastronomii, usługach noclegowych czy myjniach. Od 1 kwietnia 2026 r. katalog rozszerzono między innymi o automaty sprzedażowe i elektroniczne systemy parkingowe. Szczegóły znajdziesz w artykule czy spełniasz warunki używania kasy wirtualnej.
Jak dziś wygląda serwis kasy wirtualnej?
Serwis kasy wirtualnej wygląda zupełnie inaczej niż serwis kasy sprzętowej. Kasa w aplikacji nie ma obudowy, plomb ani wymiennej pamięci fiskalnej, które kontroluje serwisant. Za działanie programu, jego aktualizacje i wsparcie użytkowników w praktyce odpowiada dostawca oprogramowania.
Wymagania techniczne dla kas wirtualnych i zasady ich używania określa obecnie rozporządzenie ministra finansów z 25 czerwca 2025 r. w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania. Przepisy o serwisie dopasowano jednak przede wszystkim do urządzeń. Dlatego kasy w formie aplikacji potrzebują osobnych, precyzyjnych reguł – i właśnie na nie otwiera drogę nowelizacja.
Co zmienia ustawa z 4 września 2026 r.?
Nowelizacja ustawy rozszerza upoważnienie dla ministra właściwego do spraw finansów publicznych. Minister będzie mógł określić w rozporządzeniu warunki organizacji i prowadzenia serwisu kas mających postać oprogramowania. Regulacja określa też wymagania wobec podmiotów, które taki serwis świadczą. Zmiana wchodzi w życie 1 stycznia 2028 r. Jej podstawą jest ustawa z dnia 4 września 2026 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (Dz.U. z 2026 r. poz. 1270).
What does this mean in practice?
Należy spodziewać się nowego rozporządzenia w sprawie kas wirtualnych albo zmiany obecnego. Do czasu jego wydania obowiązują dotychczasowe zasady, więc dziś nie musisz niczego zmieniać.
Na co czekamy – pytania, na które odpowie rozporządzenie
Ustawa wskazuje, czego ma dotyczyć rozporządzenie, ale nie przesądza szczegółów. Dlatego zamiast zgadywać, zebraliśmy pytania, które najczęściej słyszymy od klientów. Odpowiedzi poznamy wraz z projektem rozporządzenia – wtedy zaktualizujemy ten artykuł.
| Co już wiemy | Na co czekamy |
|---|---|
| Minister finansów określi warunki organizacji i prowadzenia serwisu kas wirtualnych. | Kto dokładnie będzie mógł świadczyć serwis i jakie wymagania będzie musiał spełnić? |
| Rozporządzenie określi wymagania wobec podmiotów serwisujących. | Czy pojawią się czynności okresowe, podobne do przeglądów kas sprzętowych? |
| Podstawa prawna obowiązuje od 1 stycznia 2028 r. | Jak udokumentować serwis i czy zmieni to umowy z dostawcami? |
| Zmiana dotyczy wyłącznie kas w postaci oprogramowania. | Czy wprowadzono okres przejściowy dla obecnych użytkowników? |
Używasz kasy wirtualnej? Co warto sprawdzić już teraz
Choć nowe zasady serwisu dopiero poznamy, kilka rzeczy warto uporządkować już dziś.
- Sprawdź, czy Twoja działalność nadal mieści się w katalogu. Kasy wirtualnej można używać tylko w branżach wskazanych w przepisach.
- Przeczytaj umowę lub regulamin dostawcy. Sprawdź, kto odpowiada za wsparcie techniczne i aktualizacje oraz jak szybko reaguje na zgłoszenia.
- Przygotuj plan B na awarię. Zastanów się, co zrobisz, gdy padnie telefon, tablet albo internet. Zapytaj dostawcę o zalecaną procedurę.
- Pamiętaj o zasadach rezygnacji. Jeśli przestajesz używać kasy wirtualnej, wystaw fiskalny raport rozliczeniowy i w ciągu 5 dni złóż wniosek o wyrejestrowanie. Od 1 stycznia 2027 r. za spóźnienie grozi 300 zł kary – więcej przydatnych informacji znajdziesz w naszym artykule o wyrejestrowaniu kasy fiskalnej.
Kasa wirtualna czy kasa online – czy nowe przepisy zmieniają rachunek?
Na dziś nie. Nowelizacja nie nakłada na użytkowników kas wirtualnych nowych obowiązków przed 2028 r. Warto jednak wziąć pod uwagę, że zasady serwisu kas wirtualnych dopiero powstają, a koszty i wymagania poznamy później.
Jeśli dopiero wybierasz rozwiązanie, porównaj obie opcje - pomocny może okazać się artykuł kasa fiskalna online czy kasa wirtualna. Warty przeczytania będzie też tekst kasa wirtualna czy system POS. Jeśli Twojej branży nie ma w katalogu kas wirtualnych, rozważ zakup kasy online albo drukarki fiskalnej współpracującej z systemem sprzedaży.
Kasy fiskalne 2027–2028 – jakie zmiany przed nami:
Serwis kas wirtualnych to ostatni z etapów zmian, które czekają użytkowników kas w najbliższych miesiącach:
- 1 stycznia 2027 r. - zaczynie obowiązywać kara 300 zł za niezłożenie w terminie wniosku o wyrejestrowanie kasy – także wirtualnej.
- W tym samym terminie wejdzie w życie zakaz wystawiania faktur przy użyciu kas rejestrujących.
- 1 lipca 2027 r. zacznie obowiązywać zakaz wymiany pamięci fiskalnej w kasach z elektronicznym zapisem kopii.
- 1 stycznia 2028 r. wejdzie w życie podstawa do nowych przepisów o serwisie kas wirtualnych.
Kasy wirtualne, kasy online i obsługa IT z Centrum Kas
W Centrum Kas pomagamy wybrać rozwiązanie fiskalne dopasowane do konkretnej branży i sposobu pracy. W ofercie mamy:
- kasy wirtualne dla branż, które mogą z nich korzystać,
- kasy i drukarki fiskalne online dla pozostałych firm,
- wdrożenia i obsługę IT – zdalnie lub z dojazdem,
- serwis kas fiskalnych w Warszawie, Łodzi, Trójmieście i całej Polsce.
