Fiscal memory exchange prohibited from July 1, 2027. What to do with a cash register with an electronic copy?

Co dokładnie zmienia się 1 lipca 2027 r.?

Od 1 lipca 2027 r. wymiana pamięci fiskalnej nie będzie możliwa w żadnej kasie starego typu – ani z papierowym, ani z elektronicznym zapisem kopii. Nie dotyczy to kas online. Do tej pory zakaz obejmował wyłącznie kasy z kopią papierową.

Nowe regulacje wynikają z ustawy z dnia 4 września 2026 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (Dz.U. z 2026 r. poz. 1270). Nowe brzmienie otrzymuje art. 145a ust. 5 ustawy o VAT.

Dlaczego ustawodawca to robi?

Kasy z kopią papierową i elektroniczną nie przesyłają danych do Centralnego Repozytorium Kas, czyli systemu Ministerstwa Finansów. Zakaz wymiany pamięci ma więc stopniowo wycofać takie urządzenia z rynku. Z kasami z kopią papierową państwo postąpiło tak samo kilka lat temu, a teraz ta sama zasada obejmie kolejną grupę kas.

Jak sprawdzić, czy masz kasę z elektronicznym zapisem kopii?

Najprościej sprawdzić, gdzie trafia kopia paragonów i czy kasa łączy się z systemem Ministerstwa Finansów.

Jeśli masz kasę w papierowym zapisem kopii, kopia paragonu trafia na drugą rolkę papieru w kasie, wówczas dane nie są automatycznie przesyłane do CRK.

W kasie z elektronicznym zapisem kopii, kopia paragonu trafia na nośnik elektroniczny w kasie - np. Na kartę pamięci. Także w tej sytuacji dane nie są przesyłane automatycznie do CRK. W przypadku tych dwóch typów kas wymian pamięci nie będzie możliwa od 1 lipca 2027 r.

Kilka dodatkowych wskazówek:

• Nazwa modelu. Kasy online mają zwykle słowo „Online” w nazwie. Jeśli Twoja go nie ma, warto sprawdzić typ dokładniej.
• Data zakupu. Nowych kas z kopią elektroniczną nie można było wprowadzać do obrotu po 2022 r. Jeśli kupiłeś kasę później, najpewniej jest to kasa online.
• Książka kasy. W książce kasy i dokumentach zakupu znajdziesz dokładny model i jego rodzaj.
• Serwisant. Najpewniejsza metoda – zapytaj przy najbliższym przeglądzie. W Centrum Kas sprawdzimy to od ręki.

Co się stanie, gdy pamięć fiskalna się zapełni lub ulegnie awarii?

Po 1 lipca 2027 r. zapełnienie lub awaria pamięci fiskalnej oznacza koniec pracy kasy z kopią elektroniczną. Nie będzie jej można przywrócić do działania przez wymianę pamięci fiskalnej, więc trzeba ją zamknąć i zastąpić nową.

W praktyce wygląda to tak:

1. Serwisant wykona odczyt pamięci fiskalnej i sporządza protokół.
2. W ciągu 5 dni od sporządzenia protokołu musisz złożyć wniosek o wyrejestrowanie kasy do urzędu skarbowego.
3. Następnie kupujesz i fiskalizujesz nową kasę – kasę online.

Pamiętaj, że od 1 stycznia 2027 r. za spóźniony wniosek grozi 300 zł kary. Cały proces opisaliśmy w artykule o wyrejestrowaniu kasy fiskalnej i karze 300 zł. Największe ryzyko jest jednak biznesowe. Jeśli pamięć zapełni się w szczycie sezonu, a nowej kasy nie masz pod ręką, możesz stanąć przed problemem, na czym ewidencjonować sprzedaż. Dlatego wymianę kasy lepiej zaplanować, niż przeprowadzać ją awaryjnie.

Jak sprawdzić, ile miejsca zostało w pamięci?

Pamięć fiskalna ma ograniczoną pojemność. Każdy dzień sprzedaży zamykasz raportem dobowym, który zostaje w niej zapisany na stałe, a liczba możliwych raportów zależy od modelu kasy. Wiele kas sygnalizuje zbliżające się zapełnienie pamięci komunikatem. Najdokładniejszą informację uzyskasz jednak od serwisanta podczas przeglądu technicznego.

Czy kasę z kopią elektroniczną można nadal używać?

Tak. Zakaz dotyczy wymiany pamięci, a nie samego używania kasy. Jeśli Twoja kasa z kopią elektroniczną działa sprawnie i ma wolne miejsce w pamięci, możesz na niej sprzedawać także po 1 lipca 2027 r.

Jest jednak jeden ważny wyjątek. Niektóre branże muszą korzystać z kas online niezależnie od wieku urządzenia. Dotyczy to m.in. gastronomii, krótkotrwałego zakwaterowania, usług fryzjerskich i kosmetycznych czy naprawy pojazdów. Sprawdź, kto powinien korzystać z kasy fiskalnej online, zanim zdecydujesz, co dalej.

Wymienić pamięć przed lipcem 2027 r. czy od razu kupić kasę online?

Do 30 czerwca 2027 r. wymiana pamięci fiskalnej w kasie z kopią elektroniczną jest jeszcze możliwa. To jednak decyzja ekonomiczna, a nie tylko techniczna. Wybór zależy przede wszystkim od tego, w jakim stanie jest Twoja kasa. Żeby lepiej zobrazować sytuację, przeanalizujmy kilka scenariuszy.

Scenariusz 1: pamięć jest prawie pełna, a kasa działa sprawnie

W tym przypadku wymiana pamięci fiskalnej jest jeszcze możliwa, ale to inwestycja w urządzenie, które i tak trzeba będzie kiedyś wycofać. Porównaj koszt wymiany z ceną nowej kasy online. W wielu przypadkach zakup nowej kasy okazuje się rozsądniejszy – zwłaszcza jeśli przysługuje Ci ulga na zakup kasy.

Scenariusz 2: w pamięci jest dużo miejsca

W takiej sytuacji możesz spokojnie używać kasy jeszcze przez długi czas. Pilnuj terminów przeglądów technicznych i zaplanuj w budżecie zakup kasy online na przyszłość.

Scenariusz 3: kasa często się psuje

Każda awaria pamięci po 1 lipca 2027 r. oznacza koniec pracy kasy. Jeśli urządzenie regularnie trafia do serwisu, wymień je planowo – najlepiej poza sezonem, kiedy przestój w sprzedaży najmniej Cię kosztuje.

Co zyskujesz, przechodząc na kasę online?

Kasa online to przede wszystkim gwarancja większego spokoju dla przedsiębiorcy, bowiem zakaz wymiany pamięci jej nie dotyczy, a przepisy wprost przewidują jej dalsze używanie. Do tego dochodzą korzyści praktyczne:

• E-paragony. Kasy online mogą wystawiać paragony w formie elektronicznej.
• Integracje. Łatwiej połączysz kasę z terminalem płatniczym i programem sprzedaży.
• Automatyczne przesyłanie danych. Kasa sama wysyła dane do Centralnego Repozytorium Kas.

Rok 2027 przynosi też inne zmiany. Od 1 stycznia 2027 r. nie wystawisz już faktury przy użyciu kasy fiskalnej – faktury trafiają do KSeF. Jeśli dotąd tak pracowałeś, zajrzyj do naszego poradnika KSeF dla przedsiębiorców.

Ulga do 700 zł na zakup kasy online

Przy zakupie kasy fiskalnej online można odliczyć 90% ceny netto urządzenia, maksymalnie 700 zł. Prawo do ulgi zależy od spełnienia określonych warunków, dlatego przed zakupem sprawdź je w artykule o uldze 700 zł na zakup kasy fiskalnej albo zapytaj swojego księgowego.

Jaką kasę online wybrać?

Wybór właściwej kasy fiskalnej zależy od branży, liczby transakcji i tego, czy pracujesz z komputerem. Oto kilka modeli z naszej oferty kas fiskalnych, które klienci wybierają najczęściej:

• Posnet Temo Online – jedna z najczęściej kupowanych kas w naszym sklepie.
• Novitus Nano Online – kompaktowa kasa dla mniejszych punktów sprzedaży.
• Posnet Vero – kasa polecana m.in. dla gastronomii.
• Kasa Novitus ONE z terminalem płatniczym – zestaw dla firm, które chcą od razu przyjmować płatności kartą.
• Posnet Thermal HX Online – drukarka fiskalna dla firm pracujących z komputerem lub systemem POS, z obsługą e-paragonów.

Nie wiesz, co wybrać? Przeczytaj, w naszym poradniku artykuł, który podpowie Ci jak wybrać kasę fiskalną dla Twojej firmy, albo zadzwoń – doradzimy na podstawie tego, jak pracuje Twoja firma.

Wymiana kasy w Centrum Kas – Warszawa, Łódź, Gdańsk

Wymiana kasy to tak naprawdę kilka formalności, które trzeba dopełnić. W Centrum Kas sprawnie przeprowadzimy Cię przez cały proces:

• sprawdzimy typ Twojej kasy i stan jej pamięci,
• wykonamy odczyt starej kasy i pomożemy w jej wyrejestrowaniu,
• dobierzemy nową kasę online, dostarczymy ją, zafiskalizujemy i przeszkolimy pracowników z jej obsługi,
• zapewnimy opiekę serwisową i przypomnimy o przeglądach.