Jak wybrać rozwiązania fiskalne idealne dla Twojego biznesu? Kompletny poradnik
29 czerwca 2025
E-paragony – wszystko, co musisz wiedzieć
31 sierpnia 2025
Popsuta kasa fiskalna, drukarka fiskalna – co dalej? Poradnik dla przedsiębiorcy
Kasa fiskalna to jedno z najważniejszych urządzeń, w które wielu przedsiębiorców ma obowiązek się wyposażyć. Sama obsługa kasy nie powinna sprawiać problemów, jednak schody zaczynają się, gdy kasa lub drukarka fiskalna ulegnie awarii. Co w takiej sytuacji zrobić? Sprawdźmy, jakie kroki należy podjąć, gdy zauważymy problem z działaniem kasy fiskalnej.
Kiedy mamy do czynienia z awarią kasy fiskalnej?
Awaria kasy fiskalnej to poważne utrudnienie dla każdego przedsiębiorcy, który ma prawny obowiązek utrzymania stałego połączenia z Centralnym Repozytorium Kas. Zgodnie z przepisami, a dokładnie art.111 ust. 3ab ustawy o VAT, za awarię kasy fiskalnej uznaje się czasową lub trwałą utratę połączenia z internetem, co uniemożliwia bezpośrednie raportowanie do repozytorium kas. Jeśli doświadczymy takiej sytuacji, warto zachować spokój i wiedzieć, jak działać.
Warto pamiętać, że chwilowy brak łączności nie jest jeszcze awarią kasy fiskalnej i zdarza się praktycznie każdemu. Jeśli po kilkunastu minutach połączenie z internetem zostanie przywrócone, możemy powrócić do ewidencjonowania sprzedaży za pomocą urządzenia i nie wiążą się z tym żadne dodatkowe formalności. Co, jednak jeśli podejrzewamy poważną awarię urządzenia fiskalnego? Niezbędne będzie wykonanie kilku istotnych kroków.
Przede wszystkim identyfikacja awarii. Kasa fiskalna to w dzisiejszych czasach nowoczesne urządzenie, które najczęściej informuje nas o konkretnych błędach. Odpowiadają za to komunikaty serwisowe, które pojawiają się na ekranie urządzenia i które mogą podpowiedzieć nam, w jaki sposób usterka może zostać wyeliminowana. Kolejne częste objawy awarii to błąd druku lub błąd połączenia z internetem pomimo stabilnego internetu w miejscu sprzedaży. Czas dowiedzieć się, co w takiej sytuacji należy zrobić.
Chcesz porozmawiać o ofercie dla Twoje firmy?
Co zrobić, gdy kasa przestanie działać? Krok po kroku
Czas na konkrety. Dzień zapowiadał się naprawdę dobrze, sporo klientów od samego rana, aż tu nagle zauważamy problem z działaniem kasy fiskalnej. Sprawdźmy krok po kroku, co należy w takiej sytuacji zrobić.
Weryfikacja – czy to faktycznie awaria kasy fiskalnej?
Na samym początku upewnijmy się, że to faktycznie awaria kasy fiskalnej. Pierwsze, co warto sprawdzić to zasilanie. Czy kasa fiskalna jest poprawnie podłączona do źródła zasilania? W trakcie intensywnego ruchu pracownik może przypadkowo potknąć się o kabel. Sprawdźmy też status połączenia drukarki fiskalnej i stan połączenia internetowego. Jeśli nie wszystko działa jak należy, warto zrestartować urządzenie. Jeśli urządzenie posiada przycisk restartujący tablet należy za pomocą igły wcisnąć „reset”. Istnieje prawdopodobieństwo, że ponowne uruchomienie urządzenia załatwi sprawę, a my będziemy mogli kontynuować pracę.
Skontaktuj się z serwisem
Jeśli upewniliśmy się, że awaria kasy nie jest związana z utratą połączenia z internetem lub źródłem zasilania, czas na bezpośredni kontakt z serwisem. Wszystkie najważniejsze informacje o tym, jak skontaktować się ze specjalistami, znajdziemy pod adresem centrumkas.pl/serwis. Autoryzowany serwisant zdiagnozuje występujące objawy i spróbuje pomóc zdalnie, a w przypadku większego problemu, umówi się na wizytę w celu natychmiastowego usunięcia usterki.
Integralnym elementem wizyty serwisanta będzie wpis do książki serwisowej. To bardzo ważny dokument, w którym odnotowywane są wszelkie dane związane z wystąpieniem usterki lub awarii urządzenia fiskalnego. Serwisant z całą pewnością poprosi nas o książkę serwisową, dlatego już na etapie identyfikowania usterki warto mieć ją przy sobie.
Ewidencja sprzedaży zastępczej
Czy w przypadku awarii urządzenia fiskalnego możemy dalej prowadzić sprzedaż? Przepisy jednoznacznie wskazują, że do czasu naprawy kasy fiskalnej nie można dokonywać żadnych transakcji. Istnieje oczywiście alternatywa w postaci kasy zastępczej, o której za chwilę szerzej opowiemy, jednak w przypadku jej braku nie istnieje alternatywa w postaci ewidencji sprzedaży za pomocą arkusza kalkulacyjnego lub ewidencji papierowej.
Czy fiskalna kasa zastępcza to dobry pomysł?
Dla wielu przedsiębiorców awaria kasy fiskalnej jest jednoznaczna z brakiem możliwości prowadzenia biznesu do czasu, kiedy usterka zostanie wyeliminowana. Ta przeszkoda może być tym bardziej dotkliwa, jeśli przytrafia się w gorącym okresie - podczas wakacji w branży gastronomicznej lub w przed świętami. Dzienne straty w takiej sytuacji mogą wynieść nawet kilkanaście tysięcy złotych.
Czy mamy na to jakieś rozwiązanie? Oczywiście - jest nim zastępcza kasa fiskalna. Kasa zastępcza niczym nie różni się od naszego podstawowego urządzenia fiskalnego. Jest to po prostu zabezpieczenie na wypadek awarii i usterek, które pozwoli nam utrzymać ciągłość prowadzenia biznesu nawet wtedy, gdy podstawowe urządzenie będzie wymagać serwisu lub naprawy. Należy jednak pamiętać, że na kasie rezerwowej raz na rok trzeba wykonać raport dobowy, w przeciwnym razie każą może się zablokować.
Ile kosztuje inwestycja w kasę zastępczą? To zależy od wybranego modelu. W Centrum Kas znajdziemy szeroką ofertę urządzeń fiskalnych w każdym przedziale cenowym. Jeśli zatem chcemy zabezpieczyć się możliwie jak najniższym kosztem, spokojnie możemy zainwestować w tańszy wariant kasy i odpowiednio ją zarejestrować, co nie wiąże się z dodatkowymi opłatami, jeśli dokonamy tego osobiście. Więcej o obowiązkach i zaletach posiadania dodatkowej kasy fiskalnej przeczytamy tutaj.
Jak wygląda naprawa i serwis kasy fiskalnej?
Po zidentyfikowaniu awarii kasy fiskalnej obowiązkiem przedsiębiorcy jest natychmiastowe zgłoszenie tego faktu do serwisu. Naprawa, ale również regularny przegląd i serwis powinien być zawsze wykonywane przez autoryzowanych serwisantów, którzy posiadają odpowiednie uprawnienia. Jak szybko możemy spodziewać się naprawy naszego sprzętu? To oczywiście zależy od natury awarii. Specjaliści z Centrum Kas starają się podchodzić do każdej usterki priorytetowo, mając na uwadze, że od szybkości wykonanej pracy zależy ciągłość prowadzenia biznesu.
Każdy autoryzowany serwisant po zakończonej naprawie wystawi odpowiedni protokół, który dołączony do istniejącej książki serwisowej pozwoli na spełnienie wszelkich obowiązków prawnych. Na sam koniec kwestia naprawy pogwarancyjnej. Jeśli awaria kasy fiskalnej nastąpiła niedługo po jej zakupie, wszelkie usterki zostaną prawdopodobnie usunięte bez dodatkowych opłat. Nawet, gdy gwarancja już minęła, warto skonsultować się z serwisem.
Jak zapobiegać awariom kasy fiskalnej w przyszłości?
Awaria kasy fiskalnej to niezwykle przykre doświadczenie dla każdego przedsiębiorcy. Jeśli nie dysponujemy kasą zapasową, będzie to oznaczać chwilową (a w skrajnych przypadkach nieco dłuższą) przerwę w dostarczaniu usług lub sprzedaży produktów. Czy możemy się przed tym uchronić? Również i w tej materii prewencja uznawana jest za najskuteczniejszy sposób ochrony przed awariami.
O czym warto pamiętać? Przede wszystkim o regularnych przeglądach technicznych, które powinny mieć miejsce przynajmniej raz na dwa lata. Do tego ważne jest, by aktualizować oprogramowanie urządzenia fiskalnego i dokonywać tego w autoryzowanym serwisie, zawsze wtedy, gdy otrzymujemy informacje o nowej wersji.
Bardzo często awarie kasy fiskalnej wynikają z niewiedzy pracowników i braku odpowiedniego przeszkolenia. Warto szkolić pracowników z prawidłowej obsługi kasy fiskalnej i przypominać także o takich prostych i niby oczywistych zasadach - m.in., że urządzenie fiskalne nie powinno mieć kontaktu z płynami, że należy unikać podawania kasy klientowi, gdy jednocześnie niesiemy jedzenie, nie wolno podłączać kasy do tego samego gniazdka, do którego podłączone jest inne prądożerne urządzenia. Warto też unikać stawiania kasy w sąsiedztwie kasy „reklamówek” czy „zworek”, które wytwarzają bardzo duże pole elektrostatyczne, co ma negatywny wpływ na kasę i terminal. Można zlecić wykonanie takiego szkolenia firmie zajmującej się sprzedażą i serwisem urządzeń fiskalnych. Jeśli mamy urządzenie POS i obawiamy się jakichkolwiek przerw w dostawach zasilania, dobrą praktyką będzie wyposażenie placówki w zasilanie awaryjne UPS. To w dużej mierze zapobiegnie chwilowym przerwom w działaniu kasy fiskalnej.
Kiedy warto wymienić urządzenie na nowe?
Kasy fiskalne to niezawodne urządzenia, które mogą przetrwać z nami wiele lat. Musimy jednak mieć na uwadze, że podobnie jak inne urządzenia elektroniczne, tak również sprzęt fiskalny ulega eksploatacji i czasem naprawa kolejnej poważnej awarii będzie bardziej kłopotliwa, niż zakup nowego urządzenia. Jak ocenić, czy kasa nadaje się jeszcze do naprawy, czy to jednak czas na wymianę na nowy model? W tym pomoże nam autoryzowany serwis. Profesjonalista jeszcze przed przystąpieniem do naprawy oceni jej opłacalność względem zakupu nowego sprzętu. Jeśli okaże się, że druga opcja jest lepsza, otrzymamy wniosek serwisu o trwałej niesprawności, co pozwoli nam przystąpić do wyboru i zakupu nowej kasy fiskalnej. Na pewno wzbudzić naszą uwagę powinna zapełniająca się pamięć fiskalna urządzenia - jest to sygnał, że warto pomyśleć o nowym urządzeniu.
Jeśli będziemy wymieniać urządzenie na nowe, musimy pamiętać jeszcze o poprawnym wyrejestrowaniu dotychczas wykorzystywanej kasy. Procedurę tę wykonamy, składając stosowny wniosek w Urzędzie Skarbowym. Zanim jednak to zrobimy, niezbędne będzie wykonanie odczytu pamięci fiskalnej, co również wykona uprawniony serwisant. Wniosek, wraz z raportem rozliczeniowym i protokołem odczytu pamięci możemy złożyć osobiście, listownie lub elektronicznie, za pomocą serwisu e-Urząd Skarbowy.
Awaria kasy fiskalnej - lista obowiązków i dobrych praktyk
Awaria kasy fiskalnej może zdarzyć się każdemu przedsiębiorcy i nie jest to powód do paniki. Przede wszystkim pamiętajmy o najważniejszych krokach:
- sprawdzamy źródło zasilania i połączenie z internetem,
- jeśli po resecie kasy nadal występuje usterka, natychmiast kontaktujemy się z autoryzowanym serwisem,
- nie ewidencjonujemy żadnych transakcji jeśli nie mamy zapasowej kasy fiskalnej - to niezgodne z prawem,
- w przypadku konieczności zmiany urządzenia, pamiętajmy o wyrejestrowaniu starego urządzenia.
Warto pamiętać, że awarię urządzeń fiskalnych zawsze powinny być rozwiązywane przez profesjonalistów, dlatego warto zachować kontakt do Centrum Kas w bezpośrednim sąsiedztwie książki serwisowej - znacznie ułatwi nam to szybką reakcję w przypadku problemów z działaniem kasy. Jeśli chcesz już teraz zabezpieczyć się na wypadek takich przykrych sytuacji, skontaktuj się ze sprawdzonym dostawcą kas i wyposaż się w kasę zapasową, która zabezpieczy Twój biznes na wypadek niespodziewanych awarii.
