Protokół anulowania sprzedaży z kasy fiskalnej - jak anulować paragon?

Błędy popełniane podczas wystawiania dokumentów sprzedażowych wcale nie muszą oznaczać przykrych konsekwencji, w postaci chociażby kar finansowych. Ustawodawca przewidział bowiem specjalne procedury związane z anulowaniem źle wystawionego paragonu.

Wbrew pozorom, o błąd nie jest tak trudno, jak może się wydawać. Pośpiech, niejasne informacje, sprzedaż sporej liczby towarów – czasem wystarczy chwila, aby na paragonie pojawiły się nieprawidłowe dane.

Jakie błędy są popełniane najczęściej? Zwykle dotyczą one złej kwoty sprzedaży, pomyłek w stawkach podatków, a także w datach. I choć po zapisaniu transakcji nie można jej poprawić, istnieje sposób na anulowanie paragonu.

Protokół anulowania sprzedaży z kasy fiskalnej – jak anulować paragon?

Likwidacja kasy fiskalnej – garść podstawowych informacji

Nie w przypadku każdej działalności gospodarczej kasa fiskalna jest niezbędna. Z obowiązku jej posiadania zwolnieni są przedsiębiorcy:

· sprzedający towary lub świadczący usługi tylko na rzecz firm oraz organów administracji państwowej i samorządowej,

· których obrót nie przekroczył 20000 zł w roku podatkowym.

Co ważne, w przypadku przekroczenia limitu obrotów niektórzy przedsiębiorcy wciąż mają możliwość dokonywania sprzedaży bez kasy fiskalnej. Z instalacji sprzętu, pomimo przekroczenia obowiązującej kwoty, zwolnieni są m.in. przedsiębiorcy świadczący usługi telekomunikacyjne, finansowe lub ubezpieczeniowe czy też realizujący dostawy towarów w systemie wysyłkowym (pod pewnymi warunkami)

Ewidencja sprzedaży - przepisy

Zgodnie z ustawą o VAT (art. 111), obowiązkiem ewidencji sprzedaży na kasie objęci są podatnicy, którzy dokonują sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, a także na rzecz rolników ryczałtowych. Muszą one więc wszelkie transakcje rejestrować na kasie i wystawiać paragony.

Warto w tym miejscu podkreślić, że Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 roku wskazuje również na obowiązek wpisywania do KPiR danych z raportów dobowych lub miesięcznych. Wszelkie zapisy powinny być korygowane o wartości, które wpływają na wysokość przychodu – nie tylko z reklamacji i zwrotów, ale również błędnych paragonów, na których wbita została zła stawka VAT.

Ewidencja oczywistych pomyłek

Kolejny obowiązek nakładany na podatników związany jest z prowadzeniem ewidencji, w których zawarte zostaną informacje o zwrotach i reklamacjach, a także wspomnianych błędach na paragonach – w tym drugim przypadku chodzi o ewidencję oczywistych pomyłek. To właśnie w niej musi zostać zgłoszony źle nabity paragon fiskalny.

Co powinien zawierać taki wpis? Przede wszystkim opis błędu i przyczynę jego powstania, oryginał paragonu, a także podatek i wartość brutto błędnie zewidencjonowanej sprzedaży. Oczywiście jeszcze zanim do tego dojdzie, należy sprzedaż nabić na kasę ponownie, tym razem poprawnie.

To jednak nie wszystko. Informacja o anulowaniu paragonu musi znaleźć się również w KPiR, w ramach raportu dobowego lub miesięcznego. Konieczne jest ujęcie w nim całego przychodu z tego okresu, wraz z błędną ewidencją, a także wpisanie kwoty z nieprawidłowego paragonu.

Przedstawione wyżej informacje warto uszeregować. Jak więc przebiega anulowanie paragonu krok po kroku?

1. Po stwierdzeniu błędu (np. wpisaniu na paragonie złej kwoty), nabijamy transakcję jeszcze raz i przekazujemy klientowi poprawny paragon.

2. Dokonujemy wpisu w ewidencji oczywistych pomyłek, w którym wskazujemy datę wystawienia błędnego paragonu, kwotę brutto, wartość podatku, numer paragonu oraz opis przyczyny błędu.

3. W ewidencji podpinamy również oryginał paragonu anulowanego.

4. Dokonujemy wpisu do KPiR na podstawie raportu dobowego lub miesięcznego – wpisujemy datę, opis zdarzenia, a także wartość sprzedaży z błędnej transakcji.

Protokół anulowania paragonu w razie zwrotu lub reklamacji

Anulowanie paragonu dotyczy również sytuacji, w której to kupujący chce zwrócić lub zareklamować towar. Tego typu zdarzenia należy w ewidencji zwrotów i reklamacji. Jakie informacje musimy zawrzeć? Przede wszystkim datę wystawienia paragonu i datę zwrotu, jego numer, a także numer porządkowy zwrotu. Do tego dochodzi nazwa towaru lub usługi, wartość brutto sprzedaży oraz stawka podatku VAT. Nie możemy zapomnieć także o oryginalnym paragonie fiskalnym i dokumencie poświadczającym przyjęcie zwrotu.

Na koniec warto jeszcze wskazać na najnowsze zmiany w przepisach, które weszły wraz z rozporządzeniem Ministerstwa Finansów z dnia 21 kwietnia 2020 roku w sprawie kas rejestrujących. Mowa tu zwłaszcza o podatnikach prowadzących ewidencję z użyciem kas ONLINE. Od teraz mogą oni wystawiać paragony fiskalne anulowane w formie papierowej lub elektronicznej. Fakt ten należy jednak ustalić z klientem.