Drukarka fiskalna i programy księgowe – korzyści integracji
23 maja 2024
Funkcjonalny test aplikacji iPOS i POS-UP na urządzeniu Posnet Pospay
20 lipca 2024
Kasa fiskalna czy drukarka fiskalna – co wybrać?
Drukarka fiskalna czy kasa fiskalna? To pytanie, które praktycznie każdy przedsiębiorca musi sobie zadać już na etapie otwierania swojej działalności gospodarczej. Z pozoru dwa bardzo podobne urządzenia mają kilka różnic, a my postaramy się je pokazać i pomóc w tym dylemacie.
Czym jest drukarka fiskalna?
Zacznijmy od omówienia drukarki fiskalnej - urządzenia relatywnie nowego, ale cenionego przez tych przedsiębiorców, którzy od urządzenia fiskalnego oczekują przede wszystkim elastyczności. Drukarka fiskalna to zaawansowane narzędzie zamknięte w niewielkiej obudowie, które do pełni funkcjonalności potrzebuje dodatkowego zewnętrznego oprogramowania sprzedażowego.
Dzięki temu połączeniu drukarka fiskalna jest w stanie nie tylko generować tradycyjne dokumenty sprzedażowe, ale także wystawia faktury VAT i e-paragony. Każda transakcja zrealizowana za pomocą drukarki fiskalnej jest ewidencjonowana we wcześniej wspomnianym programie sprzedażowym, co pozwala na analizę, kontrolę, a także przykładowy podgląd stanów magazynowych czy archiwizację wszystkich wygenerowanych dokumentów. Obecnie praktycznie każdy program księgowy i sprzedażowy może być bez większych problemów zintegrowany z drukarką fiskalną, jednak przed zakupem warto upewnić się, czy oba rozwiązania są ze sobą kompatybilne.
Masz pytania ? Zapytaj naszego eksperta!
Czym jest kasa fiskalna?
Przejdźmy do klasycznej kasy fiskalnej, która od wielu lat używana w biznesie wielokrotnie dowiodła swojej niezawodności. Kasa fiskalna to samodzielne urządzenie, które pozwala na pracę bez zintegrowania jej z dodatkowym oprogramowaniem, choć nowe modele jak najbardziej zapewniają taką możliwość.
Tradycyjne kasy fiskalne są łatwe w obsłudze, zapewniają wystawianie faktur, a także są bardzo wytrzymałe, co stanowi istotny czynnik decydujący w przypadku biznesu, który ze względu na specyfikę musi realizować działania w niekorzystnych warunkach. Wcześniej wspomniana autonomiczność kasy fiskalnej może być traktowana zarówno jako zaletę, jak i wadę. Z jednej strony po uruchomieniu urządzenia od razu możemy przejść do ewidencjonowania transakcji, z drugiej jednak narzuca to wymóg manualnego wprowadzania wielu danych do systemu księgowego, a także eliminuje możliwość automatycznego aktualizowania.
Co odróżnia drukarkę od kasy fiskalnej?
Jakie są najważniejsze różnice pomiędzy tymi dwoma, wcześniej opisanymi urządzeniami? Kasa fiskalna to urządzenie działające autonomicznie, podczas gdy drukarka fiskalna zawsze wymaga dodatkowego zintegrowania z systemem sprzedażowym. Nieco dłuższy proces wdrażania zostanie jednak wynagrodzony znacznie szerszą funkcjonalnością, która w długim okresie może być przydatna przy sporządzaniu raportów, analiz lub przygotowaniach do kontroli skarbowej.
Wyższa funkcjonalność drukarki fiskalnej all in one to jeden z najistotniejszych powodów wyższej ceny takiego urządzenia. Porównując oferty kas i drukarek fiskalnych łatwo dostrzeżemy, że te drugie są nieco droższe. Wyższa cena jednak zapewnia duże możliwości - w tym drukowanie e-paragonów lub obsługa kilku kanałów sprzedaży za pośrednictwem jednego systemu.
Dla kogo drukarka fiskalna, a dla kogo kasa?
Co zatem wybrać? Tutaj warto rozważyć nie tylko nasz potencjał finansowy, ale także realne potrzeby przedsiębiorstwa. Jeśli szukamy urządzenia dla małego biznesu jednoosobowego opartego na uproszczonej księgowości, zwykła kasa fiskalna będzie najlepszym rozwiązaniem. W takim miejscu wielowymiarowe analizy i raporty nie są realizowane, dlatego ograniczona funkcjonalność urządzenia byłaby jak najbardziej uzasadniona. Kasa fiskalna to także rozwiązanie, które sprawdzi się w przedsiębiorstwach usługowych, w których systemy ERP nie są konieczne, ze względu na specyfikę działalności takiej firmy.
Jeśli jednak urządzenie ma służyć dużemu przedsiębiorstwu, które realizuje swoją sprzedaż w wielu kanałach, musi być na bieżąco ze stanami magazynowymi i innymi aspektami, drukarka fiskalna spełni swoją rolę doskonale. Dzięki integracji z systemem księgowym wszystkie transakcje automatycznie trafią do oprogramowania, co z pewnością zaoszczędzi mnóstwo czasu, szczególnie gdy każdego dnia realizowanych jest kilkaset transakcji.
Akcesoria do urządzeń fiskalnych i możliwości rozwoju zestawu
Wraz z rozwojem swojej działalności możemy rozważyć rozbudowę zestawu fiskalnego o dodatkowe akcesoria, które nie tylko ułatwią, ale przy okazji zabezpieczą codzienne korzystanie z zestawu. Na które akcesoria warto zwrócić szczególną uwagę?
Jeśli nasza działalność wymaga sporej mobilności, z pewnością warto zwrócić uwagę na potencjalne zabezpieczenie mniejszych urządzeń fiskalnych. W takich przypadkach niezawodnie sprawdzi się pokrowiec na kasy fiskalne, który nie tylko chroni przed zarysowaniami, ale ułatwi potencjalny transport urządzenia na miejsce świadczenia pracy.
Spośród wielu akcesoriów na uwagę zasługuje także dodatkowy wyświetlacz do kas i drukarek fiskalnych. To przydatne urządzenia, które z pewnością docenią nasi klienci, którzy na etapie finalizacji sprzedaży również chcą zobaczyć podsumowanie kwoty do zapłaty. Bardzo często firmy korzystają z małych drukarek obsługiwanych z poziomu komputera lub laptopa. W takich sytuacjach praktycznie niemożliwe jest, by klient mógł dojrzeć kwotę do zapłaty. Wygodny ekran zapewnia transparentność, którą doceni każdy klient.
