Najważniejsze obowiązki właścicieli kas fiskalnych online

Wraz z wejściem w życie zmian w ustawie o VAT i prawie o miarach przedsiębiorcy wybranych branż, sprzedający towary lub usługi osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej i rolnikom ryczałtowym zostali zobligowani do wdrożenia kas fiskalnych online w określonych terminach. Posiadanie urządzeń tego typu wiąże się z kilkoma obowiązkami, których należy dopełnić, aby uniknąć przykrych konsekwencji. O czym właściciele kas fiskalnych online nie mogą zapomnieć?

Jakie są obowiązki właścicieli kas fiskalnych online?

Obowiązki posiadaczy kas fiskalnych online różnią się nieco od powinności właścicieli kas z papierową lub elektroniczną kopią paragonów. Warto zdawać sobie z tego sprawę zanim zakupi się sprzęt online. Pozwoli to uniknąć nieprzyjemnych konsekwencji. Co więc się zmienia?

Jedną z głównych zmian jest brak konieczności zgłoszenia kasy fiskalnej online do urzędu skarbowego po jej fiskalizacji, do czego zobligowany był przedsiębiorca w przypadku kasy z kopią elektroniczną. Pozostaje natomiast obowiązek przeprowadzenia fiskalizacji urządzenia.

Fiskalizacja kasy fiskalnej online najczęściej przebiega szybko i bezproblemowo. Dokonać jej może wyłącznie uprawniony serwisant, nie przedsiębiorca. Przy użyciu kasy zgłasza on podatnika do Urzędu Skarbowego i przekazuje jego dane.

Kasa fiskalna online – internet koniecznością, archiwizacja danych zbędna

Podstawową cechą odróżniającą kasy fiskalne online od urządzeń starego typu jest to, że w sposób bezpośredni, automatyczny i ciągły komunikują się z Centralnym Repozytorium Kas i przesyłają do niego szereg istotnych informacji. Żeby urządzenie mogło spełniać swoje zadanie, podatnik musi zagwarantować stałą łączność z internetem.

Co ważne, właściciele starych kas (z papierową i elektroniczną kopią paragonów) zobligowani są do przechowywania kopii każdego wydanego paragonu. W przypadku urządzenia z elektroniczną kopią paragonów dane gromadzone są na karcie pamięci SD. Natomiast w przypadku sprzętu z papierową kopią paragony należy archiwizować w formie papierowej.

To kłopotliwy obowiązek zwłaszcza dla właścicieli tych ostatnich kas. Podatnicy muszą bowiem przechowywać każdy wydany paragon przez 5 lat (licząc od końca roku obrotowego, w którym go wydrukowano), co wiąże się z koniecznością zapewnienia im miejsca i właściwego zabezpieczenia np. przed wyblaknięciem. W przypadku kasy fiskalnej online archiwizacja danych odbywa się w pamięci chronionej. Gdy urządzenie ma dostęp do internetu, przesyła zbuforowane dane do Centralnego Repozytorium Kas. Eliminuje to konieczność fizycznego składowania paragonów.

Raporty dobowe i miesięczne obowiązkowe

Niezależnie od rodzaju kasy każdy dzień pracy należy zakończyć wydrukiem raportu dobowego. Przedsiębiorca może go wystawić najpóźniej w dniu następnym, przed rozpoczęciem sprzedaży. Jeżeli w danym dniu nic nie sprzedano, wówczas nie trzeba drukować raportu dobowego. Co zawiera ten dokument? Dane o łącznej kwocie sprzedaży brutto, wraz z podziałem na różne stawki VAT, oraz wartości należnego podatku VAT.

Na właścicielach kas fiskalnych online ciąży również obowiązek wydruku raportu miesięcznego. Dokument wystawia się po zakończeniu miesiąca, w którym realizowana była sprzedaż. Żeby tego dokonać, podatnik ma czas do 25 dnia następnego miesiąca.

Dokonywania przeglądów technicznych i przechowywania książki serwisowej – czy jest konieczne?

Systematyczne wykonywanie przeglądów technicznych sprawi, że kasa fiskalna będzie służyła przez wiele lat. Zgodnie z przepisami, minimum raz na dwa lata urządzenie należy poddać obowiązkowemu przeglądowi ustawowemu. Polega ona na wyeliminowaniu ewentualnych usterek i konserwacji sprzętu. Jeżeli przegląd techniczny nie odbędzie się w terminie, podatnik zostanie ukarany mandatem.

Do obowiązków właściciela kasy fiskalnej należy również przechowywanie książki serwisowej urządzenia. Wglądu do nie zażądać może zarówno serwisant, jak i urzędnik skarbowy. Warto więc zadbać o poprawność zawartych w niej wpisów.