Czy posiadanie zapasowego urządzenia fiskalnego (tzw. kasy rezerwowej) jest obowiązkowe?
3 maja 2018
Jaka jest różnica pomiędzy paragonem fiskalnym, a niefiskalnym?
3 listopada 2019
Czy można anulować paragon na kasie fiskalnej?
Pomyłka podczas wystawiania paragonu może zdarzyć się każdemu. Ważne jest, aby wiedzieć, jak to zaewidencjonować. Z tego artykułu dowiesz się czy można anulować błędnie wystawiony paragon oraz jak sporządzić protokół dla księgowości w przypadku błędu na paragonie fiskalnym. Zachęcamy do lektury.
Kiedy można anulować paragon w kasie fiskalnej?
Uwaga - to ważne! Paragon fiskalny w kasie można anulować wyłącznie w przypadku, gdy nie został jeszcze zakończony. Gdy paragon zostanie już zapisany w pamięci urządzenia fiskalnego, niestety nie można go już cofnąć ani usunąć przez funkcję “skasuj”. Zgodnie z przepisami, transakcji zapisanej na kasie fiskalnej nie da się „poprawić” za pomocą funkcji urządzenia fiskalnego. Co zatem należy zrobić?
W przypadku błędnego wydruku paragonu należy sporządzić odpowiedni protokół i przekazać taką informację do księgowości, która stosowną wartość odliczy w sposób księgowy. O tym więcej powiemy w dalszej części artykułu.
Masz pytania ? Zapytaj naszego eksperta!
W jakich sytuacjach można mówić o „anulowaniu” paragonu?
Możliwość “anulowania paragonu”, rozumianą jako dokonanie korekt w ewidencjach, dotyczy następujących sytuacji:
- gdy paragon zawiera oczywistą pomyłkę (np. błędną kwotę, niepoprawną stawkę VAT czy nieprawidłową liczbę sprzedanych sztuk towaru);
- jeśli po wydaniu paragonu klient zwraca towar lub zgłasza reklamację,
- gdy pojawia się konieczność ujęcia korekty w pliku JPK_V7 (jeśli obowiązuje).
Opisane powyżej sytuacje nie oznaczają fizycznego usunięcia paragonu, lecz dokonanie wspomnianych zapisów korygujących w strukturach ewidencji fiskalnej.
Co zrobić, gdy paragon zawiera „oczywistą pomyłkę”?
Zacznijmy od tego, co rozumiemy przez „oczywistą pomyłkę”. Oczywistą pomyłką można na przykład nazwać błąd podczas wpisania wartości transakcji. Może to być literówka w kwocie - np. jeśli zamiast 300 zł wpiszemy 30 zł, podanie złej stawki VAT, wpisanie niewłaściwej daty, lub inny błąd, który nie wymaga rozstrzygnięcia co do istoty transakcji. W takich przypadkach należy zrobić korektę przez wpis do odpowiedniej ewidencji fiskalnej. W kolejnym kroku należy ponownie wprowadzić poprawne dane tej transakcji na kasie fiskalnej.
Jak prowadzić ewidencję pomyłek i co powinno się w niej znaleźć?
Dla każdego błędnie zewidencjonowanego paragonu należy sporządzić zapis w ewidencji oczywistych pomyłek. W takiej ewidencji należy zawrzeć następujące dane:
• numer i datę błędnie wystawionego paragonu,
• kwotę brutto oraz podatek VAT błędnego paragonu,
• krótki opis przyczyny błędu oraz okoliczności,
• koniecznie dołącz do tej ewidencji oryginał błędnie wystawionego paragonu.
Nie ma obowiązku sporządzania odrębnego protokołu “anulowania paragonu”. Wystarczy wpis do ewidencji pomyłek.
Co dalej – jak ująć korektę w księgach (KPiR)?
Także w Księdze Przychodów i Rozchodów (KPiR) należy odnotować korektę paragonu. Jak to zrobić? Już podpowiadamy:
1. Po pierwsze w kolumnie przychodu należy ująć kwotę ogólnego przychodu z raportu okresowego (np. miesięcznego lub dobowego).
2. W tej samej kolumnie trzeba wpisać minus kwotę brutto błędnego paragonu z dopiskiem “EP mm/rrrr” (EP = ewidencja pomyłek, miesiąc/rok).
3. W kolumnie opis operacji przykładowo można wpisać: “Korekta sprzedaży na kasie fiskalnej mm/rrrr”.
Dzięki temu dochód zostanie skorygowany o błędny wpis.
Co zrobić, gdy klient zwraca towar lub zgłasza reklamację?
Czy zwrot lub reklamacja pozwala na anulowanie paragonu?
Tak, przy zwrocie lub reklamacji zakupionego towaru należy dokonać korekty sprzedaży. W takich sytuacjach przedsiębiorca dokonuje wpisu w ewidencji zwrotów i reklamacji (nie zaś ewidencji pomyłek).
Jakie informacje zawrzeć w ewidencji zwrotów i reklamacji?
W ewidencji zwrotów i reklamacji należy wpisać:
• numer oryginalnego paragonu lub identyfikator sprzedaży,
• kwotę brutto i podatek VAT zwróconej/reklamowanej transakcji,
• przyczynę zwrotu lub reklamacji,
• datę i inne okoliczności operacji.
Dopiero na podstawie tej ewidencji można ująć korektę w księgach oraz (jeśli dotyczy) w nowym pliku JPK_V7.
Jak oznaczyć korektę sprzedaży w strukturze JPK_V7?
Jeśli obowiązuje Cię ewidencja w pliku JPK_V7, korektę sprzedaży oznaczasz w części ewidencyjnej w raporcie fiskalnym związanym z korektą paragonu (np. z tytułu pomyłek, zwrotów lub reklamacji). Należy go oznaczyć kodem RO (raport wewnętrzny).
W systemach służących do ewidencjonowania (np. w programach do fakturowania z integracją kas fiskalnych) często dostępna jest do wyboru opcja „RO” jako typ zapisu dla danej korekty.
Podsumowanie procesu korekty paragonu na przykładzie
Wyobraźmy sobie, że sprzedawca w kawiarnii sprzedał kawę Latte, ale zamiast 26 zł przypadkowo “nabił” kwotę 226 zł. Niestety dopiero po wydrukowaniu paragonu sprzedawca zauważył ten błąd.
Raz jeszcze prześledźmy, co należy zrobić w takiej sytuacji:
Po pierwsze, wprowadzamy poprawną transakcję na kasie (26 zł) i drukujemy nowy paragon dla klienta.
Następnie sporządzamy wpis w ewidencji oczywistych pomyłek, gdzie umieszczamy informacje o błędnym paragonie (kwota 226 zł + podatki, numer, opis przyczyny).
Dołączamy do niego oryginał błędnego paragonu.
W KPiR w danym miesiącu dokonujemy wpisu zawierającego:
• przychód ogólny z raportu,
• minus 226 zł jako korekta (z dopiskiem EP mm/rrrr).
Jeśli firma stosuje JPK_V7 — wpis poprawki oznaczamy jako RO.
Na koniec chcemy przypomnieć o ważnej rzeczy - pamiętajmy, że dopóki paragon nie został jeszcze „zamknięty” - zapisany w pamięci urządzenia, można go anulować na kasie fiskalnej i uniknąć dodatkowych formalności. Dlatego dobrą praktyka jest uważne czytanie danych paragonu, zanim go zapiszemy i wydrukujemy.
