Kasa fiskalna – jak ją obsługiwać?
8 lutego 2025
Czy każda firma może wystawić e-paragon?
29 marca 2025
Jak się przygotować do kontroli skarbowej w gastronomii?
Kontrola skarbowa to jeden z najbardziej stresujących momentów dla przedsiębiorców. Bez względu na to, czy sumiennie prowadzimy ewidencję finansową, czy nie, tego typu inspekcje zawsze wywołują duże emocje. Sprawdźmy, w jaki sposób przygotować się do kontroli skarbowej w branży gastronomicznej, by przebiegła ona bez problemu i stresu.
Na czym polega kontrola skarbowa?
Zacznijmy od krótkiego wyjaśnienia czym jest kontrola skarbowa. To inspekcja wykonywana przez urząd skarbowy, której głównym celem jest sprawdzenie, czy przedsiębiorca wywiązuje się obowiązków zdefiniowanych w prawie podatkowym, a także w konkretnych przypadkach w prawie dewizowym i celnym.
Krótki rzut oka na ustawę o Krajowej Administracji Skarbowej pozwoli nam zapoznać się z dokładnym zakresem kontroli skarbowej, jednak głównym założeniem jest sprawdzenie, czy właściciel firmy nie narusza prawa podatkowego. Jakie ma to odniesienie do branży gastronomicznej?
W przypadku restauracji, barów i innych punktów gastronomicznych urzędnicy pod lupę biorą ewidencję kasy fiskalnej. Szczególnie istotny będzie tutaj rodzaj wydawanych paragonów. Jak możemy bardziej szczegółowo przeczytać w tym artykule, paragony niefiskalne nie mają żadnej wartości, a ich wydawanie jest niezgodne z prawem. W obliczu powszechnego zjawiska unikania wystawiania paragonów, urzędnicy szczególną uwagę przykładają do upewnienia się, że są one wydawane klientom.
Kiedy spodziewać się kontroli skarbowej w gastronomii?
W jakich sytuacjach właściciel biznesu gastronomicznego może spodziewać się kontroli skarbowej? Zasadniczo możemy spotkać się z kilkoma źródłami wizyty urzędników w naszym lokalu. Przede wszystkim kontrole rutynowe, które wykonywane są w związku z cyklicznymi, sezonowymi akcjami koncentrującymi się na konkretnych branżach. Przykład? Restauracje podczas sezonu wakacyjnego. W tym okresie możemy zanotować największy ruch klientów, a także największe ryzyko incydentów związanych z niewydawaniem paragonów fiskalnych.
Lokal gastronomiczny może także spodziewać się kontroli w przypadku przedłużającej się przerwy w przesyle danych z kasy fiskalnej do Centralnego Repozytorium Kas. Wielokrotnie zdarzyło się, że przedsiębiorca utracił chwilowo połączenie z internetem, jednak dalej mógł rejestrować transakcje. Te jednak nie są raportowane w Urzędzie Skarbowym, co w przypadku przedłużającej się przerwy może zostać potraktowane jako celowe działanie przedsiębiorcy. W takim przypadku możemy spodziewać się wizyty urzędnika, a co najmniej pisma lub telefonu wzywającego do wznowienia przesyłu danych. Obowiązek utrzymania ciągłości przesył danych z kasy on-line jest regulowany prawem, dlatego warto zapewnić prawidłowe działanie urządzenia, jeśli nie chcemy doświadczyć celowej kontroli skarbowej.
Na samym końcu warto wspomnieć o donosach. Są to zawiadomienia wysyłane do urzędu skarbowego przez konkurencję, złośliwych klientów, ale może zdarzyć się również sytuacja, w której pracownik urzędu skarbowego wejdzie w rolę "tajemniczego klienta", który sprawdzi poprawność realizowanych procesów fiskalnych incognito.
Masz pytania ? Zapytaj naszego eksperta!
Jakie dokumenty mogą podlegać kontroli?
Kontrola skarbowa to także kontrola dokumentów firmowych. Przede wszystkim urzędnicy wezmą pod lupę wszelkie dokumenty księgowe, takie jak księga przychodów i rozchodów, a także weryfikują poprawność prowadzenia ewidencji w programie księgowym. To jednak nie wszystko.
Przedsiębiorcy, którzy wykorzystują kasę fiskalną, mogą spodziewać się także kontroli książki serwisowej. W niej urzędnik może sprawdzić szczegóły związane z wykonanymi przeglądami, naprawami czy detalami podatnika. Przedsiębiorcy, którzy w ostatnim okresie zarejestrowali dużo zwrotów i anulowanych paragonów mogą spodziewać się pytań, a także dokładnej weryfikacji tego obszaru ze strony kontrolera skarbowego.
Jak przebiega kontrola skarbowa w gastronomii?
Sprawdźmy teraz, jak przebiega standardowa kontrola skarbowa. Na samym początku przedsiębiorca otrzymuje formalne zawiadomienie, które upoważnia ich do wykonania wszystkich czynności kontrolnych. W ich skład wchodzi rozmowa z personelem firmy, analiza deklaracji podatkowych, a także wnikliwa analiza dokumentacji finansowej firmy.
Warto wspomnieć, że przedsiębiorca ma pełne prawo do obecności podczas wszystkich czynności kontrolnych, a w przypadku nieznajomości konkretnych zagadnień, istnieje możliwość skorzystania ze wsparcia prawnika lub księgowego.
Jak kończy się kontrola skarbowa? Urzędnicy sporządzają protokół kontroli, w której znajdziemy jej wynik, a także potencjalne akcje naprawcze, które przedsiębiorca musi podjąć możliwie jak najszybciej. Przykładem takich akcji jest złożenie korekty deklaracji podatkowej lub zmiana procedur wewnętrznych w celu minimalizowania ryzyka błędów księgowych.
Jak się dobrze przygotować do kontroli skarbowej?
Jak się przygotować do kontroli skarbowej? Przede wszystkim w lokalu gastronomicznym, ale także w każdej innej firmie warto wdrożyć zasadę, zgodnie z którą mniej ingerencji człowieka równa się mniej błędów. Dlatego automatyzacja procesów księgowych znacząco redukuje ryzyko powstawania błędów i nieścisłości w naszej dokumentacji finansowej.
Zdecydowana większość systemów księgowych dla firm, takich jak wFirma, iFirma, Systim czy Envoa posiadają zaawansowane funkcje automatyzujące wszystkie czynności, od ewidencjonowania transakcji, przez przygotowywanie raportów fiskalnych, aż po wypełnianie deklaracji podatkowych.
Automatyzacja to jednak nie wszystko. Istotne będzie wykonywanie cyklicznych wewnętrznych audytów, które w sterylnych warunkach ukażą potencjalne słabości w organizacji finansów firmy. Audyt wewnętrzny powinien obejmować także inwentaryzację, w której pomóc może aplikacja GoStock. Na samym końcu nie mniej ważne szkolenie pracowników. Personel powinien znać zasady ewidencji sprzedaży, obsługi kasy fiskalnej - to podstawowe kompetencje, które zmniejszą ryzyko błędów księgowych. Warto także zaznajomić pracowników ze zjawiskiem kontroli skarbowych i pouczyć ich, w jaki sposób współpracować z urzędnikami podczas takiej inspekcji.
Podsumowanie
Kontrola skarbowa to nieodzowna część prowadzenia biznesu, zwłaszcza w branży gastronomicznej. Nie możemy jednak obawiać się takiej inspekcji, a najlepszą praktyką stale dbać o porządek organizacyjny i finansowy firmy, co znacznie ułatwi proces przygotowania się do wizyty urzędników z Urzędu Skarbowego.
Pozytywne przejście takiej kontroli zależy przede wszystkim od prawidłowości ewidencjonowania transakcji finansowych, transparentności w zakresie wydawania paragonów fiskalnych oraz odpowiedniej organizacji pracy. Jeśli dbamy o te obszary w swojej restauracji, żadna kontrola nie powinna być nam straszna.
