Jak się przygotować do kontroli skarbowej w gastronomii?
29 marca 2025
Czy każda firma może wystawić e-paragon?
Elektroniczne paragony powoli stają się standardem, jeśli chodzi o systemy sprzedaży. Prowadzenie ewidencji sprzedaży jest o wiele łatwiejsze, kiedy mamy dostęp do elektronicznych dokumentów. To świetne rozwiązanie, aby usprawnić procesy księgowe i zredukować koszty operacyjne prowadzenia działalności gospodarczej. A zatem czym jest e-paragon i kto może korzystać z takiej formy ewidencji sprzedaży w firmie? Sprawdź!
E-paragon – co to jest?
Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2020 roku w sprawie kas rejestrujących: e-paragon jest dokumentem w postaci elektronicznej. Zgodnie z definicją: to zbiór ustrukturyzowanych i uporządkowanych danych z dokumentów fiskalnych i niefiskalnych.
Warto dodać, że wszystkie informacje z e-paragonów muszą być przesyłane do Centralnego Repozytorium Kas.
Czy wiesz, że…? Elektroniczne paragony można przechowywać na e-mailu, dysku twardym komputera lub telefonu, a także w przestrzeni chmurowej. Jest to komfortowe rozwiązanie, dzięki któremu zawsze mamy dostęp do niezbędnych dokumentów sprzedaży.
Od kiedy obowiązuje e-paragon?
Pierwsze próby wdrożenia e-paragonów w życie pojawiły się w 2020 roku. To wtedy firma z branży rafineryjnej wypróbowała nowy sposób rozliczeń i finalnie wskazała, że taka forma przekazywania dokumentów księgowych cieszy się sporym uznaniem wśród klientów stacji paliw.
Od kwietnia 2020 roku firmy, które ewidencjonują sprzedaż przy pomocy kas online, mogą wystawiać tzw. e-paragony fiskalne. Aby legalnie wystawić taki dokument, kupujący musi zgodzić się na przekazanie paragonu fiskalnego w elektronicznej formie. W takiej sytuacji nie ma już konieczności druku klasycznej wersji paragonu.
W praktyce prawo do wystawiania paragonów w wersji elektronicznej obowiązuje od:
- 21 marca 2020 roku – dotyczy głównie osób korzystających z kas fiskalnych online.
- 1 czerwca 2020 roku – od tego momentu firmy uprawnione do używania wirtualnej kasy fiskalnej mogą wystawiać e-paragony, czyli przez specjalne oprogramowanie komputerowe.
E-paragon powinien być wydawany w czytelnej formie tak, aby potencjalny klient mógł wygodnie sprawdzić na nim poprawność zrealizowanej transakcji. Elektroniczny dokument musi być też wydany w momencie otrzymania należności od sprzedającego.
Masz pytania ? Zapytaj naszego eksperta!
Co daje firmie e-paragon?
Elektroniczne paragony to doskonały sposób, aby usprawnić sposób funkcjonowania firmy. Po wdrożeniu oprogramowania wirtualnej kasy fiskalnej działalność gospodarcza zyskuje przede wszystkim:
- mniejsze koszty operacyjne ze względu na praktycznie zerowe zużycie papieru i innych materiałów eksploatacyjnych do drukarek paragonów;
- oszczędność czasu, gdyż wystawienie e-paragonu trwa o wiele krócej niż wydruk klasycznego dokumentu;
- wygodny sposób ewidencjonowania sprzedaży – elektroniczna postać paragonów znacznie ułatwia archiwizację.
Dodatkowo, e-paragon może pomóc w ochronie środowiska naturalnego. Przedsiębiorstwo zużywa mniej papieru, a co za tym idzie, redukowane jest zużycie zasobów naturalnych. To także korzyści wizerunkowe dla firmy – przedsiębiorstwo wystawiające e-paragony może być postrzegane jako firma, która jest prowadzona zgodnie ze społeczną odpowiedzialnością biznesu.
Która firma może wystawić e-paragon?
Obecnie każda firma może wystawić elektroniczny paragon pod warunkiem, że ma dostęp do kasy fiskalnej online. Warunkiem jest skonfigurowane repozytorium oraz oczywiście umiejętność obsługi systemu do zarządzania e-paragonami z poziomu drukarki fiskalnej. Takie urządzenia wymagają połączenia z internetem, natomiast pozwalają zarówno na wydruk paragonu papierowego, jak i wygenerowanie elektronicznej formy dokumentu.
W praktyce z kas online (obecnie każda nowa kasa fiskalna działa online) i z e-paragonów mogą korzystać niemalże wszyscy przedsiębiorcy, którzy ewidencjonują sprzedaż przy pomocy kasy fiskalnej z dostępem do sieci online.
Dawniej przepisy w Polsce nakładały obligatoryjny obowiązek wystawiania e-paragonów na niektóre rodzaje działalności, np.:
- sprzedawców oleju napędowego, benzyny, gazów do silników spalinowych oraz paliw opałowych wytwarzanych z węgla,
- firmy, które świadczą usługi w zakresie krótkoterminowego zakwaterowania,
- przedsiębiorstwa z branży prawniczej, budowlanej, medycznej, a także kosmetologicznej, kosmetycznej i fryzjerskiej.
Na ten moment każda kasa fiskalna działa online, każde nowe urządzenie ma dostęp do internetu oraz jest przygotowane do wystawiania elektronicznych paragonów.
Warto też dodać, że wirtualne kasy fiskalne nie są fizycznymi urządzeniami, a jedynie oprogramowaniem, które można wykupić do firmy, np. w ramach abonamentu. Dzięki temu przedsiębiorcy mogą wystawiać e-paragony z użyciem takich urządzeń jak tablet, smartfon lub laptop. Zgodnie z Art. 111b Ustawy o VAT ewidencja sprzedaży może być prowadzona przy użyciu kas rejestrujących pod postacią oprogramowania, ale tylko w określonych branżach.
Czy wiesz, że…? E-paragony przez wirtualną kasę fiskalną mogą wystawiać jedynie przedsiębiorcy, którzy prowadzą działalność w zakresie usług transportowych, hotelarskich, przewozu osób taksówką, czyszczenia samochodów, wynajmu pojazdów, sprzedaży paliw opałowych i prowadzenia placówek gastronomicznych.
Jakie kasy fiskalne mogą wystawiać e-paragon?
Współczesne kasy fiskalne umożliwiają wystawianie e-paragonów, co sprzyja ekologii i wygodzie klientów. Ten rodzaj urządzeń fiskalnych produkują takie marki jak Novitus, Posnet i Elzab. Każda z tych firm posiada w swojej ofercie modele kas fiskalnych obsługujące e-paragony.
Drukarki fiskalne Novitus obsługujące e-paragony:
Drukarki fiskalne Posnet obsługujące e-paragony:
- Posnet Temo Online (tylko urządzenia z homologacją 2023)
- Posnet Thermal HD Online
Jeśli chcesz kupić kasę lub drukarkę fiskalną obsługującą e-paragon? Skontaktuj się z nami. Doradzimy, które urządzenie z funkcją e-paragonu będzie optymalna dla Twojej działalności.
- Posnet Thermal HX Online
- Posnet Thermal XL2 Online
- Posnet Thermal XL2 S Online
- Posnet Trio Online
- Fawag Box
Drukarki fiskalne Elzab obsługujące e-paragony:
Przykładowo: Drukarka Posnet Thermal HD Online doskonale sprawdzi się w branży gastronomicznej i hotelarskiej, szczególnie w restauracjach, kawiarniach, hotelach, a nawet w food truckach. Dzięki kompaktowym rozmiarom i łatwej obsłudze można ją wygodnie umieścić na niewielkiej przestrzeni przy ladzie lub w kuchni.
